Pengertian Training KPI
Sebelumnya, kita perlu pahami dulu apa itu KPI. KPI (Key Performance Indicator) adalah matriks yang dibuat untuk mengukur performa atau kinerja yang sifatnya finansial maupun non-finansial dalam organisasi bisnis. KPI tidak hanya mengukur kinerja karyawan, tetapi juga kinerja perusahaan.
Istilah “indikator kinerja utama” mengacu pada metrik yang mengukur seberapa baik sesuatu bekerja. KPI adalah ukuran numerik dari kemajuan perusahaan dalam mencapai berbagai tujuan bisnis. KPI harus dapat dihitung dan diukur secara objektif untuk melacak kemajuan dari perusahaan.
KPI perusahaan mungkin berbeda dari pesaingnya. Selanjutnya, setiap situs atau departemen mungkin memiliki KPI sendiri. sehingga, departemen pelatihan juga harus memiliki KPI sendiri. Pada artikel ini, kita akan melihat beberapa di antaranya.
Untuk program pelatihan, ada banyak jenis Training KPI yang berbeda. Beberapa berkonsentrasi pada isu-isu yang terkait langsung dengan pelatihan, seperti berapa banyak pekerja yang telah menyelesaikan pelatihan mereka atau berapa banyak yang terlambat. Lainnya berkonsentrasi pada dampak program pelatihan pada hasil bisnis, seperti perbandingan keuntungan, produksi, atau kualitas sebelum dan setelah program pelatihan dimulai.
Penyedia jasa training KPI juga banyak di indonesia salah satunya adalah handaltraining. Merupakan salah satu penyedia training KPI di indonesia yang bereputasi baik dan terpercaya.
Karena mereka secara otomatis menangkap data pelatihan dan memudahkan pembuatan laporan, memiliki sistem manajemen pembelajaran dapat memudahkan training KPI ini. Jika Anda memiliki catatan pelatihan di beberapa spreadsheet, dokumen berbasis kertas, dan/atau sistem komputer yang berbeda, mungkin sulit untuk melacak KPI yang sama secara akurat.
Training KPI untuk Pelatihan Pekerja
Mari kita lihat beberapa KPI yang dapat Anda gunakan untuk mentrack program pelatihan Anda dan kemajuan karyawan Anda di tempat kerja.
Tingkat Lulus/Gagal
Ada berbagai alasan mengapa Anda mungkin ingin mengetahui berapa banyak orang yang lulus atau gagal dalam aktivitas tertentu (seperti kuis). Menjalankan laporan ini dari waktu ke waktu, mungkin bulanan atau triwulanan, akan membantu Anda menemukan anomali, misalnya. Jika rata-rata 80% karyawan lulus tes tetapi hanya 40% yang lulus pada bulan berikutnya, ada yang salah dan Anda harus memeriksanya lebih lanjut. Skenario ini digambarkan dalam contoh laporan di bawah ini.
Anda juga dapat menggunakan laporan ini untuk melihat hasil lulus/gagal kuis kepatuhan di 12 lokasi berbeda. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi situs di mana pekerja lulus pada tingkat yang tinggi (dan tampaknya menerima pelatihan yang baik) dan situs di mana pekerja gagal pada tingkat yang lebih tinggi (dan, mungkin, mendapatkan pelatihan yang lebih buruk). Kemudian, untuk mulai mengevaluasi apa yang terjadi, Anda dapat berbicara dengan manajer pelatihan di lokasi dengan kinerja yang lebih buruk.
Terakhir, setelah membuat kuis baru, Anda mungkin ingin menjalankan laporan ini. Ini akan membantu Anda dalam menentukan apakah kuis tersebut terlalu sulit atau terlalu mudah. Persentase orang yang lulus kuis ini akan terlalu rendah jika terlalu sulit. Persentase orang yang lulus kuis ini akan terlalu tinggi jika terlalu mudah.
Rata-rata Skor Tes
Untuk berbagai alasan, Anda mungkin ingin menjalankan laporan ini untuk melihat skor tes rata-rata. Misalnya, mungkin Anda telah membuat perubahan baru pada program pelatihan Anda. Jika Anda melacak skor tes dari waktu ke waktu, Anda dapat melihat apakah perubahan tersebut berdampak positif atau negatif.
Selain itu, jika Anda menjalankan laporan ini dari waktu ke waktu dan melihat perubahan tak terduga dalam nilai ujian rata-rata, ini bisa menunjukkan perubahan di lapangan. Mungkin supervisor baru mengirim pesan berbeda kepada pekerja di tempat kerja, atau mungkin proses produksi baru telah diterapkan yang tidak lagi cocok dengan pengujian Anda.
Persentase pekerja yang menyelesaikan pelatihan mereka
Anda dapat menjalankan laporan untuk melacak penyelesaian pelatihan secara teratur untuk memastikan program pelatihan tidak ditinggalkan. Jika Anda bekerja di industri musiman seperti konstruksi atau pertanian, Anda dapat mengharapkan tingkat penyelesaian pelatihan turun selama waktu-waktu tertentu dalam setahun, tetapi akan meningkat lagi setelah musim sibuk.
Alasan lain untuk menjalankan laporan ini adalah untuk tujuan kepatuhan. Setiap kuartal, Anda mengharapkan tingkat penyelesaian 100% untuk pelatihan wajib berbasis kepatuhan. Anda dapat menjalankan tes ini beberapa minggu sebelum akhir kuartal dan memberi tahu manajer departemen jika tingkat penyelesaiannya kurang dari 100%, sehingga mereka dapat memastikan bahwa karyawan menyelesaikan pelatihan yang dibutuhkan tepat waktu.
Tingkat Kompetensi berdasarkan Peran Pekerjaan
Untuk melacak kemajuan pelatihan orang-orang dalam tim atau departemen tertentu, Anda dapat menjalankan laporan tingkat kompetensi peran pekerjaan. Ini adalah cara yang fantastis untuk melacak kemajuan mereka saat keterampilan kerja mereka meningkat. Jika fasilitas Anda melatih orang-orang untuk berbagai peran pekerjaan dan Anda perlu mencari pekerja untuk menggantikan seseorang yang tidak hadir, itu juga merupakan cara yang baik untuk mengidentifikasi orang-orang yang sepenuhnya kompeten dalam peran pekerjaan.
Tingkat Kompetensi Pekerjaan menurut Departemen
Laporan ini dapat digunakan untuk menentukan persentase orang di satu atau lebih departemen yang sepenuhnya kompeten dalam pekerjaannya. Jalankan untuk satu departemen untuk melihat apakah semua orang di departemen itu kompeten, atau beberapa departemen untuk membandingkan tingkat kompetensi (ini dapat membantu Anda mengidentifikasi departemen yang lebih terlibat dalam pelatihan dan pengembangan diri mereka dan departemen yang kurang terlibat). Laporan ini bisa sangat berguna untuk melatih manajer dengan tanggung jawab di seluruh lokasi.
Persentase orang yang mematuhi peraturan
Persyaratan pelatihan peraturan mungkin mengharuskan pembuatan tugas pelatihan. Manajer pelatihan ingin mengetahui apakah karyawan telah menyelesaikan suatu aktivitas (misalnya, membaca dokumen) atau serangkaian aktivitas dalam kasus tersebut (mungkin dengan menyelesaikan beberapa aktivitas yang terkait dengan EHS). Anda dapat dengan cepat menentukan apakah setiap orang telah menyelesaikan pelatihan kepatuhan wajib dengan menjalankan laporan kepatuhan. Jika tidak, Anda dapat memberi tahu manajer mereka dan memastikannya selesai tepat waktu.
Tingkat Kehadiran di pelatihan
Jika Anda menawarkan kelas berbasis pilihan dan opsional setiap bulan, laporan ini mungkin berguna untuk dijalankan. Misalnya, Anda menawarkan pelatihan kepemimpinan sebulan sekali dan memiliki 20 kursi yang tersedia. Laporan ini akan memungkinkan Anda untuk melacak seberapa populer kursus berbasis pilihan organisasi Anda.
Waktu untuk Menyelesaikan Rata-rata
Menjalankan laporan untuk menentukan waktu penyelesaian rata-rata (atau bahkan total waktu penyelesaian gabungan) dapat menjadi bagian penting dalam menghitung ROI pelatihan. Untuk mulai menghitung biaya pelatihan, kalikan jumlah orang yang telah menyelesaikannya dengan waktu penyelesaian rata-rata mereka, lalu kalikan dengan upah rata-rata per jam.