Sebelumnya, kita perlu pahami dulu apa itu KPI. KPI (Key Performance Indicator) adalah matriks yang dibuat untuk mengukur performa atau kinerja yang sifatnya finansial maupun non-finansial dalam organisasi bisnis. KPI tidak hanya mengukur kinerja karyawan, tetapi juga kinerja perusahaan.

Istilah “indikator kinerja utama” mengacu pada metrik yang mengukur seberapa baik sesuatu bekerja. KPI adalah ukuran numerik dari kemajuan perusahaan dalam mencapai berbagai tujuan bisnis. KPI harus dapat dihitung dan diukur secara objektif untuk melacak kemajuan dari perusahaan.

KPI perusahaan mungkin berbeda dari pesaingnya. Selanjutnya, setiap situs atau departemen mungkin memiliki KPI sendiri. sehingga, departemen pelatihan juga harus memiliki KPI sendiri. Pada artikel ini, kita akan melihat beberapa di antaranya.

Untuk program pelatihan, ada banyak jenis Training KPI yang berbeda. Beberapa berkonsentrasi pada isu-isu yang terkait langsung dengan pelatihan, seperti berapa banyak pekerja yang telah menyelesaikan pelatihan mereka atau berapa banyak yang terlambat. Lainnya berkonsentrasi pada dampak program pelatihan pada hasil bisnis, seperti perbandingan keuntungan, produksi, atau kualitas sebelum dan setelah program pelatihan dimulai.

Penyedia jasa training KPI juga banyak di indonesia salah satunya adalah handaltraining. Merupakan salah satu penyedia training KPI di indonesia yang bereputasi baik dan terpercaya.

Karena mereka secara otomatis menangkap data pelatihan dan memudahkan pembuatan laporan, memiliki sistem manajemen pembelajaran dapat memudahkan training KPI ini. Jika Anda memiliki catatan pelatihan di beberapa spreadsheet, dokumen berbasis kertas, dan/atau sistem komputer yang berbeda, mungkin sulit untuk melacak KPI yang sama secara akurat.

Training KPI untuk Pelatihan Pekerja

Mari kita lihat beberapa KPI yang dapat Anda gunakan untuk mentrack program pelatihan Anda dan kemajuan karyawan Anda di tempat kerja.

Tingkat Lulus/Gagal

Ada berbagai alasan mengapa Anda mungkin ingin mengetahui berapa banyak orang yang lulus atau gagal dalam aktivitas tertentu (seperti kuis). Menjalankan laporan ini dari waktu ke waktu, mungkin bulanan atau triwulanan, akan membantu Anda menemukan anomali, misalnya. Jika rata-rata 80% karyawan lulus tes tetapi hanya 40% yang lulus pada bulan berikutnya, ada yang salah dan Anda harus memeriksanya lebih lanjut. Skenario ini digambarkan dalam contoh laporan di bawah ini.

Anda juga dapat menggunakan laporan ini untuk melihat hasil lulus/gagal kuis kepatuhan di 12 lokasi berbeda. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi situs di mana pekerja lulus pada tingkat yang tinggi (dan tampaknya menerima pelatihan yang baik) dan situs di mana pekerja gagal pada tingkat yang lebih tinggi (dan, mungkin, mendapatkan pelatihan yang lebih buruk). Kemudian, untuk mulai mengevaluasi apa yang terjadi, Anda dapat berbicara dengan manajer pelatihan di lokasi dengan kinerja yang lebih buruk.

Terakhir, setelah membuat kuis baru, Anda mungkin ingin menjalankan laporan ini. Ini akan membantu Anda dalam menentukan apakah kuis tersebut terlalu sulit atau terlalu mudah. Persentase orang yang lulus kuis ini akan terlalu rendah jika terlalu sulit. Persentase orang yang lulus kuis ini akan terlalu tinggi jika terlalu mudah.

Rata-rata Skor Tes

Untuk berbagai alasan, Anda mungkin ingin menjalankan laporan ini untuk melihat skor tes rata-rata. Misalnya, mungkin Anda telah membuat perubahan baru pada program pelatihan Anda. Jika Anda melacak skor tes dari waktu ke waktu, Anda dapat melihat apakah perubahan tersebut berdampak positif atau negatif.

Selain itu, jika Anda menjalankan laporan ini dari waktu ke waktu dan melihat perubahan tak terduga dalam nilai ujian rata-rata, ini bisa menunjukkan perubahan di lapangan. Mungkin supervisor baru mengirim pesan berbeda kepada pekerja di tempat kerja, atau mungkin proses produksi baru telah diterapkan yang tidak lagi cocok dengan pengujian Anda.

Persentase pekerja yang menyelesaikan pelatihan mereka

Anda dapat menjalankan laporan untuk melacak penyelesaian pelatihan secara teratur untuk memastikan program pelatihan tidak ditinggalkan. Jika Anda bekerja di industri musiman seperti konstruksi atau pertanian, Anda dapat mengharapkan tingkat penyelesaian pelatihan turun selama waktu-waktu tertentu dalam setahun, tetapi akan meningkat lagi setelah musim sibuk.

Alasan lain untuk menjalankan laporan ini adalah untuk tujuan kepatuhan. Setiap kuartal, Anda mengharapkan tingkat penyelesaian 100% untuk pelatihan wajib berbasis kepatuhan. Anda dapat menjalankan tes ini beberapa minggu sebelum akhir kuartal dan memberi tahu manajer departemen jika tingkat penyelesaiannya kurang dari 100%, sehingga mereka dapat memastikan bahwa karyawan menyelesaikan pelatihan yang dibutuhkan tepat waktu.

Tingkat Kompetensi berdasarkan Peran Pekerjaan

Untuk melacak kemajuan pelatihan orang-orang dalam tim atau departemen tertentu, Anda dapat menjalankan laporan tingkat kompetensi peran pekerjaan. Ini adalah cara yang fantastis untuk melacak kemajuan mereka saat keterampilan kerja mereka meningkat. Jika fasilitas Anda melatih orang-orang untuk berbagai peran pekerjaan dan Anda perlu mencari pekerja untuk menggantikan seseorang yang tidak hadir, itu juga merupakan cara yang baik untuk mengidentifikasi orang-orang yang sepenuhnya kompeten dalam peran pekerjaan.

Tingkat Kompetensi Pekerjaan menurut Departemen

Laporan ini dapat digunakan untuk menentukan persentase orang di satu atau lebih departemen yang sepenuhnya kompeten dalam pekerjaannya. Jalankan untuk satu departemen untuk melihat apakah semua orang di departemen itu kompeten, atau beberapa departemen untuk membandingkan tingkat kompetensi (ini dapat membantu Anda mengidentifikasi departemen yang lebih terlibat dalam pelatihan dan pengembangan diri mereka dan departemen yang kurang terlibat). Laporan ini bisa sangat berguna untuk melatih manajer dengan tanggung jawab di seluruh lokasi.

Persentase orang yang mematuhi peraturan

Persyaratan pelatihan peraturan mungkin mengharuskan pembuatan tugas pelatihan. Manajer pelatihan ingin mengetahui apakah karyawan telah menyelesaikan suatu aktivitas (misalnya, membaca dokumen) atau serangkaian aktivitas dalam kasus tersebut (mungkin dengan menyelesaikan beberapa aktivitas yang terkait dengan EHS). Anda dapat dengan cepat menentukan apakah setiap orang telah menyelesaikan pelatihan kepatuhan wajib dengan menjalankan laporan kepatuhan. Jika tidak, Anda dapat memberi tahu manajer mereka dan memastikannya selesai tepat waktu.

Tingkat Kehadiran di pelatihan

Jika Anda menawarkan kelas berbasis pilihan dan opsional setiap bulan, laporan ini mungkin berguna untuk dijalankan. Misalnya, Anda menawarkan pelatihan kepemimpinan sebulan sekali dan memiliki 20 kursi yang tersedia. Laporan ini akan memungkinkan Anda untuk melacak seberapa populer kursus berbasis pilihan organisasi Anda.

Waktu untuk Menyelesaikan Rata-rata

Menjalankan laporan untuk menentukan waktu penyelesaian rata-rata (atau bahkan total waktu penyelesaian gabungan) dapat menjadi bagian penting dalam menghitung ROI pelatihan. Untuk mulai menghitung biaya pelatihan, kalikan jumlah orang yang telah menyelesaikannya dengan waktu penyelesaian rata-rata mereka, lalu kalikan dengan upah rata-rata per jam.

Manajemen sumber daya manusia sangat penting bagi bisnis dalam hal mengelola, mengatur, dan memanfaatkan karyawan agar mereka berfungsi secara produktif dan berkontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan. Sumber daya manusia dalam suatu bisnis harus dikelola secara profesional untuk mencapai keseimbangan antara kebutuhan karyawan dan tuntutan dan kemampuan organisasi. Keseimbangan ini sangat penting bagi bisnis untuk tumbuh secara produktif dan adil. Pertumbuhan suatu bisnis dan organisasi sangat bergantung pada produktivitas tenaga kerjanya.

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke  terdiri dari akronim 5S (Sustain). Dalam bahasa Indonesia disebut dengan 5R, yang merupakan singkatan dari Ringkas, Rapi, Bersih, Rawat, dan Rajin. Menurut Imai, training 5S sangat penting karena peserta dapat mengimplementasikan, meletakkan dasar untuk memperpendek proses, menurunkan biaya produksi, meningkatkan kualitas output, dan menurunkan insiden kecelakaan yang terkait dengan kondisi kerja yang buruk (Agustin, 2013).

Dalam bahasa Indonesia, 5S disebut juga dengan 5R. (Ringkas, Rapi, Bersih, Rawat, Rajin). Menurut Kristianto, training 5S merupakan langkah awal dan landasan fundamental untuk meningkatkan produktivitas dan kemampuan bersaing guna mentransformasikan industri menjadi industri kelas dunia. 5R adalah kondisi tempat kerja industri yang siap pakai dan siap tumbuh. Sementara itu, buku Takashi Osada “5S Work Attitudes” (2000) yang diterjemahkan oleh Mariani Gandamihardja mengemukakan bahwa 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) adalah suatu bentuk gerakan yang berpangkal dari tekad untuk berorganisasi, menata, menata, membersihkan, memelihara keadaan tetap, dan memelihara kebiasaan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan baik.

Training 5S ditujukan untuk menghilangkan pemborosan dan mewakili komitmen untuk mengatur, membersihkan, menjaga kondisi stabil, dan membangun kebiasaan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Program 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke) berfungsi sebagai landasan bagi kemauan karyawan untuk meningkatkan dan juga menanamkan rasa kualitas. 5S merupakan pendekatan manajemen yang berfokus pada menghilangkan pemborosan guna menciptakan lingkungan kerja yang lebih efektif, efisien, dan produktif (Osada, 2004). Sementara itu, Hirano mendefinisikan 5S sebagai alat yang membantu dalam mengidentifikasi masalah dan, bila digunakan secara efektif, dapat berfungsi sebagai komponen dari proses kontrol visual dari sistem lean yang terencana dengan baik.

Dari pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa 5S atau 5R adalah suatu metode yang memanfaatkan pengaturan atau tahapan yang tepat guna menciptakan tempat kerja yang aman, sehat, dan nyaman serta mengurangi produk cacat; akibatnya, kepuasan konsumen meningkat, yang dapat menghasilkan peningkatan produktivitas.

Konsep Training 5S

Lebih dari 40% hidup seseorang dihabiskan di tempat kerja. Delapan dari dua puluh empat jam sehari dihabiskan di tempat kerja, belum lagi lembur. Sungguh tragis ketika kita tidak bisa menikmati nikmatnya pekerjaan karena 40% hidup kita sengsara. Salah satu cara untuk membawa kegembiraan dalam pekerjaan dan kehidupan kerja adalah dengan menerapkan 5R atau 5S. Program 5R atau 5S berkembang dari kebiasaan warga Jepang dalam mengurus rumah tangga. Yaitu dengan menata sedemikian rupa untuk menumbuhkan rasa sejahtera. 5R atau 5S adalah kumpulan aktivitas tempat kerja yang mencakup pemilahan, penataan, pembersihan, pemeliharaan kondisi kerja yang konsisten, dan aktivitas pembiasaan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Berdasarkan pengalaman industri Amerika, Eropa, dan Jepang. Program ini mampu meningkatkan kualitas dan produktivitas perusahaan. Karena bekerja di lingkungan yang tertata rapi, nyaman, aman, dan sehat. Semua orang dapat menggunakan 5R dalam situasi apa pun. Misalnya, studio, kantor, pabrik, kamar tidur, dan bahkan kamar mandi adalah contohnya. Dengan 5R, pekerja pabrik atau bengkel akan merasa tidak berbeda dengan pekerja kantoran, karena mereka juga dapat bekerja di ruang kerja fisik yang sama nyamannya.

Keuntungan Training 5S Kita bisa mencapai apa saja ketika kita menerapkan 5S. Sementara 5S paling efektif dalam meningkatkan manajemen perusahaan, ada berbagai kegiatan lain yang mendorong kerja tim dan kondisi kerja yang lebih baik. Jika kita menggunakan 5S, kita juga dapat melengkapinya dengan sistem lain tanpa menemui kesulitan dan tetap mencapai hasil yang memuaskan. Hal ini karena 5S hanya membutuhkan kit manajer staf kecil, sedangkan 5S sangat bergantung pada setiap karyawan untuk menerapkannya dan meningkatkan diri agar berhasil. 5S akan gagal kecuali dan sampai semua orang berpartisipasi dan memperhatikan 5S. Jika hasilnya diimplementasikan, berarti sistem lain hanya diimplementasikan sebagian.

Apa tujuan sebenarnya dari manajemen? Hal ini cukup sederhana: untuk membuat prosedur yang mudah diikuti, untuk memastikan bahwa semuanya berjalan dengan lancar, untuk melibatkan semua orang dalam membuat dan memelihara perbaikan, untuk menyempurnakan tingkat operasi, dan dengan demikian meningkatkan tingkat jaminan kualitas. Dari sudut pandang ini poin, jelas bahwa 5S mengajarkan kita prinsip-prinsip manajemen dasar. 5S adalah prinsip yang paling intuitif. Prinsip ini memfasilitasi partisipasi penuh. Ini tidak akan berfungsi jika 5S tidak diterapkan; namun, manfaat penerapan 5S akan segera terlihat. Memang, 5S berfungsi sebagai model untuk program partisipasi total. Dapat dikatakan bahwa 5S berfungsi sebagai barometer bagaimana bisnis dikelola dan sebagai tolok ukur partisipasi karyawan, apakah tinggi atau masih banyak kekurangan.

Seorang pekerja yang mengerjakan suatu proyek diharapkan memiliki seperangkat kemampuan dasar yang akan membantu mereka dalam mengelola proyek tersebut. Kemampuan ini, jika disebutkan, meliputi:

Kualitas kepemimpinan

Project Management  bertanggung jawab untuk memotivasi tim, menyelesaikan masalah, dan membuat keputusan.

Manajemen waktu

Pada saat yang sama, Project Management  akan berkolaborasi dengan tim, pemangku kepentingan, pelanggan, dan tim dari divisi lain. Akibatnya, dalam skenario ini, keterampilan pengaturan waktu diperlukan.

penganggaran

Di hampir setiap industri, Project Management  diharapkan untuk menjaga dan memelihara anggaran sesuai dengan anggaran yang ditetapkan melalui kerjasama dengan para pemangku kepentingan.

Kemampuan untuk Menganalisis

Project Management  juga memerlukan keterampilan analitis untuk mengatasi kesulitan yang mungkin berkembang selama proyek. Kemampuan ini diperlukan secara teratur untuk memeriksa data dan membuat keputusan yang mempengaruhi proyek.

Fungsi Project Management

Project Management  memiliki sejumlah fungsi yang terkait dengannya. Berikut ini adalah contoh fungsi Project Management :

Perencanaan

Penyiapan sumber daya manusia, infrastruktur, dan fasilitas proyek merupakan bagian dari proses perencanaan. Seorang Manajer Proyek akan berbicara tentang strategi dan bagaimana tim Project Management  akan mengembangkan, menjual, dan mendistribusikan produk mereka.

Jika organisasi menyediakan jasa konstruksi, strategi bagaimana perencanaan proyek konstruksi akan berfungsi secara efektif dan lancar akan diuraikan.

Project Management  akan berkoordinasi dengan berbagai divisi dalam struktur organisasi perusahaan dalam tugas ini. Semua divisi ini merupakan komponen penting dari bisnis apa pun. Untuk setiap divisi, setiap sektor memiliki uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Penerapan

Fungsi ini berkaitan dengan eksekusi atau eksekusi dari strategi yang telah dikembangkan. Poin ini menentukan kesuksesan sebuah perusahaan.

Sebagai bagian dari proyek, Project Management  akan melacak kemajuan proyek karena menghadapi berbagai kendala dan tantangan. Hasil dan kemajuan proyek, seperti waktu, sumber daya manusia, dan bahan untuk menyelesaikan proyek, dapat ditentukan dengan menggunakan informasi dari tahap implementasi.

Pengawasan dan Pemantauan

Pemantauan dan pengawasan adalah tahap kunci dalam memastikan bahwa hasil akhir proyek memenuhi harapan. Tujuan dasar dari pengawasan adalah untuk mengurangi setiap penyimpangan proyek yang mungkin timbul. Tindakan korektif akan diperiksa dan diterapkan jika ada penyimpangan dari rencana awal untuk memaksimalkan kinerja, biaya, waktu, kualitas, dan keamanan.

Tugas dalam Project Management

Karena Project Management  sangat penting dalam bisnis, Project Management  bertanggung jawab untuk menjamin bahwa proyek berjalan dengan lancar dari awal hingga selesai. Ada beberapa hal lagi yang harus diselesaikan:

Merencanakan proyek

Tugas pertama manajer proyek adalah merancang strategi yang dapat diterapkan untuk mencapai tujuan dan sasaran sesuai dengan strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan. Menentukan ruang lingkup proyek dan sumber daya apa yang tersedia, menghitung komitmen waktu dan uang, dan bagaimana memantau dan melaporkan keberhasilan proyek adalah bagian dari rencana.

Menyatukan Tim Project Management  memerlukan penggunaan sumber daya, seperti personel dan manajer yang terlatih dan berpengalaman, untuk melaksanakan tugas proyek. Mereka harus bergabung dengan tim yang ada dan berperan. Setelah pembentukan tim, sangat penting untuk menetapkan tugas dan tenggat waktu, serta instrumen untuk kolaborasi tim.

Selama proyek berlangsung, tim akan sering terlibat dalam diskusi dan brainstorming. Ini dilakukan untuk memberikan pembaruan status, melacak kemajuan tim, dan mengalokasikan kembali sumber daya sesuai kebutuhan.

Mengelola Komunikasi dalam Lingkungan Terbatas Waktu

Sementara waktu selalu berlalu, proyek harus selesai pada tenggat waktu. Komunikasi sangat penting untuk menghadapi perubahan dan memastikan bahwa setiap orang melakukan bagian mereka. Untuk membangun dan memelihara jadwal yang realistis, Project Management  harus secara akurat menentukan, menjadwalkan, dan memperkirakan durasi kerja.

Menghitung Anggaran Project Management  akan menentukan bagaimana menghitung anggaran proyek yang sesuai. Pembiayaan akan diserahkan kepada pemangku kepentingan atau pemimpin perusahaan setelah uang yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek telah dihitung. Tahap selanjutnya adalah membandingkan pengeluaran aktual dengan jumlah yang dianggarkan. Sebisa mungkin, gunakan keuangan seefektif dan seefisien mungkin tanpa mengurangi kualitas proyek.

Mitigasi Masalah dan Risiko

Tak pelak, masalah dan bahaya dapat berkembang selama proyek berlangsung. Untuk memastikan bahwa rencana proyek tidak menyimpang dari apa yang direncanakan semula, seluruh tim proyek harus siap dan waspada untuk menyelesaikannya dengan cepat. Untuk mengelola semua hal ini, seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan manajemen risiko yang efektif. Risikonya adalah kemungkinan masalah yang belum terjadi tetapi harus diwaspadai dan mencari cara untuk menghindarinya jika terjadi.

Monitoring Proses

Langkah selanjutnya adalah melacaknya dan membandingkannya dengan desain proyek sebelumnya.

Akibatnya, semua data dan laporan proyek harus ditinjau dan dianalisis dengan cermat untuk menentukan apakah kemajuan diharapkan atau tidak. Jika ada sesuatu yang perlu diubah selama proyek, Project Management  harus menyesuaikan atau mengalokasikan kembali sumber daya untuk mengakomodasi perubahan.

Membuat Dokumentasi dan Laporan

Salah satu cara berinteraksi dengan tim dan pemangku kepentingan adalah melalui laporan dan dokumen. Informasi yang lebih spesifik diperlukan oleh tim, dan pemangku kepentingan akan meminta data yang lebih luas untuk menilai kemajuan proyek.

Dalam situasi ini, Project Management  bertanggung jawab untuk menghasilkan laporan dan dokumentasi proyek setelah proyek selesai. Pada akhir proyek, dokumentasi dan laporan akan dikumpulkan, ditandatangani, dan disimpan, dan akan digunakan sebagai referensi ketika merencanakan proyek masa depan.

Ilmu yang diatas dapat anda dapatkan dengan ikut serta dalam Training Project Management, di dalam Training Project Management anda akan mendapatkan dasar keilmuan dari Project Management yang berguna untuk membangun bisnis yang lebih baik.