Kemampuan Menganalisis Bagi Seorang Project Management
Seorang pekerja yang mengerjakan suatu proyek diharapkan memiliki seperangkat kemampuan dasar yang akan membantu mereka dalam mengelola proyek tersebut. Kemampuan ini, jika disebutkan, meliputi:
Kualitas kepemimpinan
Project Management bertanggung jawab untuk memotivasi tim, menyelesaikan masalah, dan membuat keputusan.
Manajemen waktu
Pada saat yang sama, Project Management akan berkolaborasi dengan tim, pemangku kepentingan, pelanggan, dan tim dari divisi lain. Akibatnya, dalam skenario ini, keterampilan pengaturan waktu diperlukan.
penganggaran
Di hampir setiap industri, Project Management diharapkan untuk menjaga dan memelihara anggaran sesuai dengan anggaran yang ditetapkan melalui kerjasama dengan para pemangku kepentingan.
Kemampuan untuk Menganalisis
Project Management juga memerlukan keterampilan analitis untuk mengatasi kesulitan yang mungkin berkembang selama proyek. Kemampuan ini diperlukan secara teratur untuk memeriksa data dan membuat keputusan yang mempengaruhi proyek.
Fungsi Project Management
Project Management memiliki sejumlah fungsi yang terkait dengannya. Berikut ini adalah contoh fungsi Project Management :
Perencanaan
Penyiapan sumber daya manusia, infrastruktur, dan fasilitas proyek merupakan bagian dari proses perencanaan. Seorang Manajer Proyek akan berbicara tentang strategi dan bagaimana tim Project Management akan mengembangkan, menjual, dan mendistribusikan produk mereka.
Jika organisasi menyediakan jasa konstruksi, strategi bagaimana perencanaan proyek konstruksi akan berfungsi secara efektif dan lancar akan diuraikan.
Project Management akan berkoordinasi dengan berbagai divisi dalam struktur organisasi perusahaan dalam tugas ini. Semua divisi ini merupakan komponen penting dari bisnis apa pun. Untuk setiap divisi, setiap sektor memiliki uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Penerapan
Fungsi ini berkaitan dengan eksekusi atau eksekusi dari strategi yang telah dikembangkan. Poin ini menentukan kesuksesan sebuah perusahaan.
Sebagai bagian dari proyek, Project Management akan melacak kemajuan proyek karena menghadapi berbagai kendala dan tantangan. Hasil dan kemajuan proyek, seperti waktu, sumber daya manusia, dan bahan untuk menyelesaikan proyek, dapat ditentukan dengan menggunakan informasi dari tahap implementasi.
Pengawasan dan Pemantauan
Pemantauan dan pengawasan adalah tahap kunci dalam memastikan bahwa hasil akhir proyek memenuhi harapan. Tujuan dasar dari pengawasan adalah untuk mengurangi setiap penyimpangan proyek yang mungkin timbul. Tindakan korektif akan diperiksa dan diterapkan jika ada penyimpangan dari rencana awal untuk memaksimalkan kinerja, biaya, waktu, kualitas, dan keamanan.
Tugas dalam Project Management
Karena Project Management sangat penting dalam bisnis, Project Management bertanggung jawab untuk menjamin bahwa proyek berjalan dengan lancar dari awal hingga selesai. Ada beberapa hal lagi yang harus diselesaikan:
Merencanakan proyek
Tugas pertama manajer proyek adalah merancang strategi yang dapat diterapkan untuk mencapai tujuan dan sasaran sesuai dengan strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan. Menentukan ruang lingkup proyek dan sumber daya apa yang tersedia, menghitung komitmen waktu dan uang, dan bagaimana memantau dan melaporkan keberhasilan proyek adalah bagian dari rencana.
Menyatukan Tim Project Management memerlukan penggunaan sumber daya, seperti personel dan manajer yang terlatih dan berpengalaman, untuk melaksanakan tugas proyek. Mereka harus bergabung dengan tim yang ada dan berperan. Setelah pembentukan tim, sangat penting untuk menetapkan tugas dan tenggat waktu, serta instrumen untuk kolaborasi tim.
Selama proyek berlangsung, tim akan sering terlibat dalam diskusi dan brainstorming. Ini dilakukan untuk memberikan pembaruan status, melacak kemajuan tim, dan mengalokasikan kembali sumber daya sesuai kebutuhan.
Mengelola Komunikasi dalam Lingkungan Terbatas Waktu
Sementara waktu selalu berlalu, proyek harus selesai pada tenggat waktu. Komunikasi sangat penting untuk menghadapi perubahan dan memastikan bahwa setiap orang melakukan bagian mereka. Untuk membangun dan memelihara jadwal yang realistis, Project Management harus secara akurat menentukan, menjadwalkan, dan memperkirakan durasi kerja.
Menghitung Anggaran Project Management akan menentukan bagaimana menghitung anggaran proyek yang sesuai. Pembiayaan akan diserahkan kepada pemangku kepentingan atau pemimpin perusahaan setelah uang yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek telah dihitung. Tahap selanjutnya adalah membandingkan pengeluaran aktual dengan jumlah yang dianggarkan. Sebisa mungkin, gunakan keuangan seefektif dan seefisien mungkin tanpa mengurangi kualitas proyek.
Mitigasi Masalah dan Risiko
Tak pelak, masalah dan bahaya dapat berkembang selama proyek berlangsung. Untuk memastikan bahwa rencana proyek tidak menyimpang dari apa yang direncanakan semula, seluruh tim proyek harus siap dan waspada untuk menyelesaikannya dengan cepat. Untuk mengelola semua hal ini, seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan manajemen risiko yang efektif. Risikonya adalah kemungkinan masalah yang belum terjadi tetapi harus diwaspadai dan mencari cara untuk menghindarinya jika terjadi.
Monitoring Proses
Langkah selanjutnya adalah melacaknya dan membandingkannya dengan desain proyek sebelumnya.
Akibatnya, semua data dan laporan proyek harus ditinjau dan dianalisis dengan cermat untuk menentukan apakah kemajuan diharapkan atau tidak. Jika ada sesuatu yang perlu diubah selama proyek, Project Management harus menyesuaikan atau mengalokasikan kembali sumber daya untuk mengakomodasi perubahan.
Membuat Dokumentasi dan Laporan
Salah satu cara berinteraksi dengan tim dan pemangku kepentingan adalah melalui laporan dan dokumen. Informasi yang lebih spesifik diperlukan oleh tim, dan pemangku kepentingan akan meminta data yang lebih luas untuk menilai kemajuan proyek.
Dalam situasi ini, Project Management bertanggung jawab untuk menghasilkan laporan dan dokumentasi proyek setelah proyek selesai. Pada akhir proyek, dokumentasi dan laporan akan dikumpulkan, ditandatangani, dan disimpan, dan akan digunakan sebagai referensi ketika merencanakan proyek masa depan.
Ilmu yang diatas dapat anda dapatkan dengan ikut serta dalam Training Project Management, di dalam Training Project Management anda akan mendapatkan dasar keilmuan dari Project Management yang berguna untuk membangun bisnis yang lebih baik.
