Pentingnya Tugas General Affair dalam Perusahaan
Susunan Organisasi di Perusahaam
Perusahaan umumnya mempunyai susunan organisasi yang jelas. Hal ini mempunyai tujuan supaya tidak ada pekerjaan tumpang tindih atau justru terbengkalai. Struktur organisasi ini berurut, dari yang paling atas hingga terbawah. Setiap jabatan memegang peran penting untuk kelangsungan bisnis.
General affair adalah salah satu jabatan yang ada di perusahaan. Divisi ini biasa bergabung dengan HRD atau di bagian pembelian (purchasing). Job desk utama general affair memastikan kegiatan perusahaan lancar.
Dalam bisnis, divisi ini adalah salah satu faktor vital. Mereka mempunyai tugas dan berdampak pada kinerja perusahaan. Ada beberapa info yang perlu Anda pahami terkait pekerjaan atau divisi ini. Dalam artikel berikut, kita akan sama-sama membicarakan general affair dan serba-serbinya. Simak baik-baik, ya!
Apa Itu General Affair?
General affair adalah divisi di perusahaan yang mengurus segala sesuatu yang terkait operasional perusahaan. Tempatnya umumnya bersatu dengan HRD, pembelian, divisi umum, atau operasional.
Dalam menggerakkan tugasnya, mereka melaksanakan hal-hal seputar pengadaan barang atau jasa, pembelian, pemeliharaan aset, penyewaan, dan sebagainya.
Apa Saja Tugas General Affair?
Tugas utama bidang kerja ini adalah memastikan perusahaan dapat melaksanakan kegiatan operasional dengan baik. Meski begitu, ada beberapa tugas lain yang menjadi kewajiban utama dari general affair, diantaranya:
1. Mengurus Pengadaan Barang
Tugas pertama general affair adalah memastikan barang yang perusahaan butuhkan tersedia atau selalu terbarui. Misal, perusahaan punya mesin pres yang sudah cukup lama mereka gunakan, sehingga kinerjanya keluar. Maka, para general affair yang akan mengajukan penggantian mesin baru supaya sistem produksi berjalan lancar.
Ketika membeli mesin baru, mereka akan melakukan perbandingan harga, supplier, dan sarana pendukung yang perusahaan butuhkan jika mesin tiba-tiba tidak berfungsi. Divisi ini akan mengupayakan menekan beban perusahaan. Pengeluaran yang rendah pertanda kinerja general affair yang baik.
2. Pembayaran dan Pembelian Rutin
Tugas ini meliputi pembayaran dan pembelian barang-barang berkala. Misal tagihan telepon, tagihan listrik, dan juga internet. Bisa kita pahami bahwa orang-orang general affair adalah manusia bermata seribu yang harus selalu mengintai hal-hal di perusahaan. Pembelian per bulan umumnya hampir sama. Dengan begitu, umumnya mereka membuat hitung-hitungan sebelum waktunya membeli.
3. Memastikan Kelancaran Pembayaran Pekerja Harian lepas
Tugas selanjutnya adalah memastikan pembayaran pekerja harian lancar. Pembayaran ini ada di luar gaji karyawan bulanan. Mereka juga melaksanakan pencatatan di buku, yakni keperluan Sumber Daya Manusia (SDM).
4. Melakukan Pemeliharaan Aset
Tugas para general affair yang keempat adalah melaksanakan pemeliharaan aset. Tujuannya untuk menekan penyusutan nilai ekonomis, mengimbau operator aset, dan juga melindungi kinerjanya.
Hal inilah yang membuat mereka nampak galak saat ada alat yang rusak. Sebab, jika ada alat yang rusak, merekalah yang bertanggung jawab.
5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang
Pembukaan kantor cabang atau renovasi perusahaan turun menjadi job description general affair. Untuk keperluan ini, mereka membuat rincian biaya yang mereka perlukan. Mereka juga memastikan kelayakan tiap material bangunan.
Ketika general affair sudah sepakat dengan rincian estimasi dana, laporan keuangan harus segera mereka lengkapi dengan nota atau faktur pembelian.
Fungsi General Affair
Di perusahaan, para general affair memastikan perusahaan bisa mendapat laba melalui langkah strategis saat membeli, membayar, dan memelihara aset.
Beberapa fungsi general affair adalah sebagai berikut:
1. Memelihara dan Merawat Aset
Fungsi pertama adalah memelihara dan melindungi aset. Sebagai pihak yang membeli, mereka juga yang paling memahami langkah melindungi aset. Misal, perawatan gedung, perawatan instalasi listrik, dan area lain.
Saat mengajukan rencana untuk kebutuhan, mereka akan mempertimbangkan faktor prioritas. Misalnya, ada dua keperluan yang mereka butuhkan, yakni toilet dan perluasan area ibadah. Maka, mereka perlu menentukan mana yang paling mendesak. Apapun yang mereka prioritaskan perlu mempunyai efek positif bagi perusahaan.
2. Membuat Laporan Rutin
Fungsi selanjutnya adalah menyusun laporan teratur untuk rapat anggaran. Di sana, mereka menyampaikan aset dan beban kantor. Nantinya, info ini sebagai dasar analisis mereka dalam efektivitas investasi internal perusahaan.
3. Melancarkan Perizinan
Divisi ini juga akan turun ke lapangan jika ada perizinan. Misal, perusahaan ingin mengadakan kegiatan amal di alun-alun. General affair akan membantu menghubungi stakeholder setempat, seperti kepolisian, ormas, pemerintah, dan sebagainya.
4. Menjalin Hubungan Baik dengan Penyedia Barang dan Jasa
Fungsi keempat adalah menjalin interaksi baik dengan penyedia barang dan jasa. Dengan begitu, operasional perusahaan akan tetap berjalan lancar. Jika mereka bergabung dengan HRD, maka cakupan kerja mereka akan meluas, yakni membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan membuat pengaduan mewakili perusahaan.
Perusahaan yang membangun interaksi baik dengan mitra akan meningkatkan citranya. Mereka akan mudah di tandatangani kesepakatan di masa depan jika trik ini mereka terapkan dengan baik. Hubungan yang baik dengan bermacam pihak juga punya efek langsung ke kinerja karyawan. Mereka akan percaya dikarenakan saat penerimaan gaji tidak ditarik ulur.
5. Membuat Survei Kepuasan
Mereka juga bertanggung jawab untuk membuat survei. Biasanya, survei ini mereka lakukan ke karyawan untuk menyaksikan angka kepuasan mereka pada layanan atau sistem kerja. Dari sini, general affair bisa menentukan langkah untuk melaksanakan perbaikan, peningkatan pelayanan, atau memperbaiki beberapa fasilitas. Beberapa survei yang kerap mereka buat adalah survei kebersihan toilet, kebersihan area ibadah, sarana kerja, dan keamanan area parkir.
6. Membuat SOP
Tugas paling akhir adalah membuat dan menciptakan sistem kerja beserta pengadaan dan perawatan aset perusahaan. Misal, mereka membuat jadwal pembersihan toilet, jadwal pembersihan kaca gedung, dan pemeliharaan kendaraan operasional perusahaan.
Keterampilan yang Harus Dimiliki
Di perusahaan, ada beberapa jenjang karier untuk general affair, yakni staff general affair, supervisor general affair, manager general affair, hingga head of general affair. Tingginya jabatan mereka berbanding lurus dengan beban kerja yang masing-masing posisi pegang.
Beberapa keterampilan yang perlu seorang general affair miliki adalah sebagai berikut:
- Teliti
- Jujur
- Punya kemampuan yang baik tentang problem solving
- Berpengalaman di dalam pengadaan barang di departemen tertentu
- Punya kebolehan menyusun, mencatat, penilaian, dan juga perawatan aset dengan baik dan sesuai prosedur.
- Memiliki kemampuan komunikasi interpersonal yang baik
- Mampu berkomunikasi dua arah dengan baik dan efektif
- Memiliki time management yang baik
- Mampu melakukan lobi dan negosiasi
